第一章 总  则

第一条 目的

为加强学校档案信息资源管理，确保各类档案完整、准确、清晰、安全，保障档案管理工作更好地为生产、经营等各项工作服务，特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于学校各部门（单位），适用业务范围从归档管理、档案保管、档案借阅以及到期档案的销毁。

第三条 定义与释义

（一）档案：指各部门（单位）在工作中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料；

（二）档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等活动；

（三）案卷：由一组关系密切的单份文件组合而成的档案保管单位；

（四）件：归档文件的整理单位，如正文与附件为一件，原件与复制件为一件等；

（五）案卷目录：登记的题名及其他特征，并按卷号次序编排而成的一种档案目录；

（六）卷内目录：登记案卷内文件材料名称及其排列次序的表格，排列在卷内文件前；

（七）归档文件目录：归档文件应依据分类方案和编件号顺序编制目录；

（八）全引目录：将案卷目录与卷内目录相结合，按一定的次序编排而成的一种目录；

（九）档号：档案室在档案整理过程中对档案的编号。档号通常包括全宗号、目录号、分类号、案卷号、序号；

（十）全宗号：指定给立档单位的编号；

（十一）目录号：全宗内案卷所属目录的编号；

（十二）分类号：是档案分类类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序；

（十三）序号：同一分类号下的案卷小流水号。

第二章 归档文件范围

第四条 文书档案

（一）上级单位下发的各类文件；

（二）学校及各部门（单位）以红头文件印制的各类公文文体材料；

（三）学校印发的各类管理规定、流程与制度；

（四）学校与有关部门签订的各类合同、契约、协议等；

（五）学校及各部门（单位）举办的重要活动的资料；

（六）新闻媒体宣传我校的新闻、通讯报道等资料；

（七）学校各类项目的立项报告、申报材料、上级批复、发展规划等资料；

（八）会计档案与人力资源档案的存档范围由财务处、人事处界定，作为本制度的附件；

（九）学校其他应存档的文书档案。

第五条 实物档案

（一）各项工作中所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌及各类奖励证书；

（二）有关团体或人员来学校进行公务活动中所赠礼品等；

（三）有关经营与管理等方面所取得的各类资质证书与证件等，包括但不限于以下资料：土地证、房产证、营业执照、消防合格证等资质证明、学校所做的咨询报告、市场调研报告等；

（四）学校其他应存档的实物档案。

第六条 音像档案

（一）政府部门和行业协会参观活动形成的音像资料；

（二）表彰、庆祝、年会、员工活动及其他具有纪念意义的音像材料；

（三）学校拍摄的宣传片、资料片等影像资料；

（四）其他具有保存价值的照片、音像材料等。

第三章 文件归档规范

第七条 各部门（单位）应认真整理和积累本部门（单位）归档范围内的文件材料，按规定要求移交档案室，做到应归档的必归档。

第八条 归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应有文字说明一并归档，外文材料应与中文翻译文件一起归档。

第九条 文件材料归档前，档案员应负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确情况，并给予出具档案接收凭证。

第十条 档案归档时间要求

（一）实物档案获得后一周内向档案室移交归档；

（二）电子与音像档案在工作完成后一周内向档案室移交归档；

（三）文字档案按月进行移交，当月档案必须于当月移交归档。

第四章 档案保管规范

第十一条 学校应设置专属档案室，档案室钥匙由校长办公室指定人员保管。

第十二条 学校各部门（单位）根据档案性质或类别不同，应在本部门（单位）内部设立档案柜，档案柜的钥匙可由本部门（单位）指定人员保管。

第十三条 为规范部门（单位）档案工作的贯彻实施，各部门（单位）应设立一名兼职档案人员，负责做好本部门（单位）的档案工作。

第十四条 各部门（单位）兼职档案人员职责为：将本部门（单位）保管的档案资料的名称与数量汇总交学校档案室行政备案，档案增加时应及时更新备案。各部门（单位）指定的档案保管人员变更时，应有交接记录，交接记录交给档案室管理人员。

第十五条 档案室管理人员职责为负责收集、整理各部门（单位）提供的档案资料的明细，并核对明细与实物是否相符，对各部门（单位）立卷归档工作进行指导和监督，定期检核各部门（单位）档案资料是否及时归档、档案资料是否完整等各项工作。

第十六条 校长办公室对未按规定执行档案管理工作的部门（单位）下发整改通知书，如仍不能按照规定执行，将追究相关部门（单位）负责人责任。

第十七条 各部门（单位）档案移交档案室后，由档案室管理人员提供回执单（回执单是档案已存档的证明），已存档资料的丢失由档案保管人负责，未存档资料的丢失由所属部门（单位）负责人负责。

第十八条 存放档案必须用专用档案柜。档案柜应有统一的反映存放档案内容的标牌统一编号。档案存放有序，系统反映档案类目设置的具体顺序，保证查找迅速。

第十九条 档案保管要做到防潮、防水、防火、防光、防霉、防虫、防止有害气体的侵蚀、防止机械磨损。

第五章 档案借阅规范

第二十条 学校各部门（单位）应工作需要查阅档案须履行相关查阅手续，由档案管理人员陪同在档案室查看档案资料，不得带出。档案资料如需带出档案室，由借阅人员办理《档案借阅申请单》按规定完成审批流程，借阅完毕按规定还回。

第二十一条 查阅档案应由部门（单位）领导批准，如查阅其他部门（单位）存档的资料，应同时由存档部门（单位）领导批准。

第二十二条 查阅者未经允许不得摘抄、复制档案。确需摘抄、复制时，应按规定经批准后由各部门（单位）兼职档案员进行，不得复制与所查阅内容无关的档案。

第二十三条 档案资料原则上不外借，因工作需要确需外借时，须经部门（单位）领导与校长办公室主任同意。

第二十四条 借阅或归还档案材料时，双方需详细检查清点，当面清销。使用者归还档案时，档案人员应及时检查档案的磨损情况。如有损坏遗失档案等情况，应及时报告主管领导，所发生的后果由借阅人负责。

第二十五条 在档案借阅时，档案员需对借阅人所借阅的材料在《档案借阅登记表》中如实登记。

第二十六条 涉及成果类的输出物，如培训资料、调研报告、咨询报告等相关内容，财务部门在付最后一笔款项时，需由档案室管理员签字确认是否输出物已存档或何时可以存档的意见后，财务再付款。

第二十七条 员工办理离职手续时，必须归还借用的所有档案资料，经部门（单位）领导确认签字后，人事处方可办理调离手续。

第六章 档案鉴定和销毁规范

第二十八条 任何个人或部门（单位）未经允许不得销毁档案资料。

第二十九条 档案鉴定工作一般每5年进行一次，当档案到了可销毁期时，由档案管理员填写《档案资料销毁申请表》交部门（单位）负责人审核，经校长批准后执行。

第三十条 在销毁档案室档案资料时，必须由专人监督销毁，销毁档案应有两名监销人。监销人在销毁档案前，应对待销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上签名盖章。

第三十一条 任何部门（单位）或个人均不得将应销毁的档案作其他用途或当作废纸出售。

第三十二条 经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，并将批准的《档案资料销毁申请表》和将要销毁的档案资料做好登记，登记表永久保存。

附件：1.《档案文件目录》

2.《档案借阅登记表》

3.《档案接收回执单》

4.《销毁档案目录》

5.《档案销毁申请表》