第一章 总  则

第一条 为推进郑州智能科技职业学院公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学校实际，制定本细则。

第二条 公文处理应当遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

实事求是原则，指发文要立足实际，拟文要切合实际，办文要结合实际，提出的措施要具体可行，能够解决实际问题。

准确规范原则，指把好公文质量关、程序关、出入口关，要把质量第一的要求贯穿公文处理的各环节和全过程，体现到公文的思想内容、文字表述、运转环节等各方面，严谨细致、精益求精。

精简高效原则，指少发文，发短文，可发可不发的文不发，能够通过其他方式解决问题的不发文，通过优化工作流程、完善运行机制，促进公文处理迅速及时，拟制、办理、流转等各个环节运转高效。

安全保密原则，指严格遵守国家保密法律法规，强化保密管理措施，确保公文使用安全、传递安全、保管安全、销毁安全。

第三条 学校各部门（单位）应当高度重视公文处理工作，指导建立公文处理责任制，加强对公文处理工作的领导，落实岗位责任，切实改进文风、转变作风。

第四条 校长办公室主管学校的公文处理工作，负责学校公文质量考核，对公文处理工作质效进行通报。

第二章 公文种类

第六条 公文种类反映公文性质、行文方向、行文目的及公文特点。应当根据发文对象、行文内容、重要程度选择正确的文种。

第七条 决定

（一）适用范围

决定用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）主要特点

1. 使用方式比较灵活。既可对事，也可对人；既可用于解决重大的方针、政策、决策、部署等问题，也可用于处理具体的人和事。

2. 具有极强的约束力，有关组织和个人必须遵照执行。

第八条 公告

（一）适用范围

公告用于对外宣布重要事项或者法定事项。

（二）主要特点

1. 所宣布事项是重大的、普遍关注的。 

2. 告知范围广泛。

3. 公开传播，主要通过报刊、广播、电视等新闻媒体发布。

第九条 通告

（一）适用范围

通告用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（二）主要特点

1. 主要采用张贴或者刊登新闻媒体的形式予以公开发布。

2. 用以要求一定管辖范围内的机关、团体、企事业单位、人民群众了解知晓某些事项。

3. 内容应当尽量使用明确、流畅、通俗易懂的语言。

第十条 意见

（一）适用范围

意见用于对重要问题提出见解和处理办法。

（二）主要特点

1. 一般从宏观上提出原则性意见。

2. 用于上行文时，主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议，应当按请示性公文的程序办理，如涉及其他部门职权应 当主动协商，取得一致意见后再上报。

3. 用于平行文时，主要是就某项工作、某些事项提出意见（尽量少用，代之以函），供对方参考。

4. 用于下行文时，对下级机关开展工作具备指导作用。

第十一条 通知

（一）适用范围

通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

上级机关向下级机关布置工作，告知相关事项（如人事任免等）、发布规定、办法、细则、规划、纲要、计划、方案、指引等，用印发性通知；上级机关发布下级机关的来文，用批转性通知；下级机关传达上级机关的来文，或办公室根据授权，发布平级机关或不相隶属机关的来文，用转发性通知。

（二）主要特点

1. 适用范围广。

2. 使用频率高。

3. 主要用于上级机关对下级机关行文。

4. 专项性强，一事一通知，内容必须具体明确，表述简练准确。

第十二条 通报

（一）适用范围 

通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（二）主要特点

目的性、时效性强。

1. 表彰性通报，主要用于表扬先进集体和个人，表彰先进事迹，评价典型经验，宣传先进思想，树立学习榜样。

2. 批评性通报，主要用于批评违规违纪事件，揭露坏人、坏事，分析总结事故教训等。

3. 告知性通报，主要用于传达上级重要指示精神、重要会议精神、交流工作情况和经验教训，指出工作的重点或必须关注的问题，或者一个时期带有倾向性的问题。

第十三条 报告

（一）适用范围

报告用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（二）主要特点

1. 内容以陈述为主。

2. 主要用于下级单位向上级单位行文。

3. 报告不得夹带请示事项。

第十四条 请示

（一）适用范围

请示用于向上级单位请求指示、批准。

（二）主要特点

以下情况可用请示：

一是对有关政策和法律法令不甚了解，有待上级明确批示的问题。

二是工作发生了重大问题或原无规定，难以处理，希望上级单位帮助解决的问题。

三是工作中遇到困难，需要上级单位帮助解决的问题。 

四是因本地区、本系统、本单位情况特殊，难以执行统一规定，需要请示批准后变通处理的问题。

五是本单位职权范围内不能决定或者决定不了有待上级单位批准的问题。

六是本单位意见分歧，无法统一，需要上级单位裁决的问题。

七是建立机构、增加编制等需要向上级单位请求批准的问题。

八是其他按上级单位规定应当请示的问题。

（一）逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示的，要抄送被越过的有隶属关系的上级单位。

（二）一事一请示，不得一文多事。

（三）原则主送一个上级单位，即有隶属关系的直接上级单 位。

（四）必须是事前请示。

第十五条 批复

（一）适用范围

批复用于答复下级单位的请示事项。

（二）主要特点。

1. 批复内容必须针对请示事项。 

2. 批复提出的意见对下级单位具有法定约束力。

3. 批复内容必须简明扼要，对请示事项只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出方向性意见，无须作具体分析和阐述。

第十六条 函

（一）适用范围

函用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（二）主要特点

1. 函是各单位公务往来中使用比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的文种，不相隶属单位都可使用，多用于平行单位。

2. 凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、召开会议、报送材料均可用函，还可用来请求批准和答复审批事项。

3. 内容单一，一函一事。

第十七条 纪要

（一）适用范围

纪要用于记载会议主要情况和议定事项。

（二）主要特点

1. 客观纪实，如实记载会议情况和议定事项以及会议存在的分歧意见和问题等。

2. 集中反映会议精神实质。

3. 一般印发参会单位，根据需要印送其他单位，但不需要向社会公开。

4. 不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。

第三章 发文办理

第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

公文起草中应当注意以下事项：

（一）内容应符合国家的法律、法规和党的路线方针政策，与现行郑州智能科技职业学院规定和有关要求相衔接。拟稿人应主动查询有关法律法规、本部门或其他部门办理且已经印发的相关文件，提出新的工作政策；起草部门要组织研究论证，做好衔接，保证公文的合法性、规范性和统一性。

（二）分析问题实事求是、提出政策措施切实可行。重要的部门规章、规范性文件，起草部门要深入调查研究、充分进行论证，按规定征求意见，提高公文的科学性、针对性、指导性和可操作性。

（三）文种正确，格式规范，标点符号、人名、地名、机构名、数字、日期、引文、文号以及简称的使用准确、规范。

（四）内容情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精练，文风朴实。

第十九条 公文审核实行分级负责制

公文送学校领导签发前，应当由校长办公室进行审核，校长办公室实行二级公文审核。公文送校长办公室审核前，办文部门应当进行审核，部门负责人审核把关并签署意见。办文部门是公文质量的第一责任主体，对文稿内容、情况的真实性和准确性、所提意见措施的合规性可行性负责，确保文种规范、文词洗练、文理通畅、文意鲜明、文采自然。

第二十条 公文审核

公文审核重点就下列内容进行把关：

（一）发文关

行文理由是否充分，行文依据是否准确，公文层级、篇幅是否恰当，是否存在公文重复发或者层级过高。

（二）政策关

内容是否符合党的路线方针政策和郑州智能科技职业学院的各项规定，是否完整准确体现发文机关意图，所提政策措施和办法是否切实可行，是否同现行有关公文相衔接。

（三）程序关

发文报批程序是否符合规定，涉及其他部门职责范围的是否经过会签或征求意见。

（四）格式关

文种是否正确，格式是否规范，发文稿纸各要素是否填写齐全并符合要求，有关附件、办文依据是否备齐。

（五）内容关

材料、观点是否正确，结构、逻辑是否合理，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，字词使用和标点符号等用法是否规范。

第二十一条 退文处理

建立发文审核退文机制，定期通报退文情况。经审核不宜发文的公文，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。以下情况将作退文处理：

（一）办文程序不符合规定

1. 发文未按规定经相关人员审签。

2. 发文内容涉及学校内外相关部门职责，未征求意见或会签，未说明会签意见吸收情况。

（二）政策把握不准确

内容与现行政策不一致或不相衔接，行文语气与行文对象不吻合。

（三）格式不符合规定

1. 未按规定写办文说明，该提示学校领导注意事项没有提示。

2. 发文稿纸种类选择不当，各要素填写不规范。

3. 背景材料和附件不准确、不完整。

4. 字体、字号、行间距、页码、标题、附件位置、落款等不符合要求。

5. 篇幅不符合规定。

6. 报告中夹带请示事项，或政策建议中提及其他机关工作。

（四）不符合行文规则的其他情形

第二十二条 公文修改

（一）文稿如需进一步明确政策、调整结构或作实质性修改，应当与办文部门协商或请其修改。

（二）改动较多，或改动涉及重要内容的，应当作出说明。

（三）办文部门修改后，要按照发文程序重新报校长办公室审核，不得直接报学校领导。

（四）公文经学校领导审批后，一般不再作实质性修改。确需修改的，应按照发文程序重新报批。

第二十三条 公文会签

公文内容涉及其他部门职权的事项，应当办理会签（包括学校外会签、学校内会签）。

（一）送外单位会签的公文和郑州智能科技职业学院主办的联合发文，学校领导应当首先签批（校长办公室审核后）。办文部门负责送签和催办。会签后，办文部门应当根据会签意见进行修改。没有意见或者无实质性改动的，可以编号印发；改动较大的或有实质性改动的，应当在办文说明中补充说明会签意见采纳情况，重新进入公文审核程序，重新报批。

（二）学校内会签的公文，会签部门应当提请相关部门提出意见，报部门负责人审签。主办部门如对会签部门的意见不予采纳，或会签部门不同意会签但主办部门坚持发文，经协商无果后，主办部门应当在办文说明中写出理由，并将会签部门意见附后。

（三）法规类文件（规章、规范性文件等）送校长办公室审核前需进行法律审查。

（四）部门之间、学校内设各部门之间征求意见或者会签文件时，除主办部门有时限要求的以外，相关部门一般应当在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，相关部门应当主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则主办部门可以视为没有不同意见，并据此继续办理有关公文，但应当在办文说 明或者报送上级机关的公文正文中说明有关情况。

第二十四条 公文签发

（一）郑州智能科技职业学院党委和郑州智能科技职业学院公文，郑州智能科技职业学院党委办公室和郑州智能科技职业学院办公室公文，均由学校领导签发；学校领导授权和部分审批事项文件运转有规定的除外。

（二）上报上级单位的报告、请示、部门规章、重要的规范性文件，重大工作部署由学校领导签发；已签报学校领导同意，以函印发的通知由部门负责人签发。

第二十五条 除绝密、机密、秘密公文，校长办公室原则上不收纸质发文。因特殊情况，办文部门以纸质形式直送学校领导签发的发文，退校长办公室后直接编号印发，不再审核。同一公文，办文部门因特殊情况以纸质形式直报学校领导签发的，不得同时走电子程序；否则，产生的后果由办文部门负责。

第二十六条 公文正式印制前，校长办公室对公文的审批手续等进行复核，统一编号，确认主送机关和印发传达范围，确定印制份数。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

第二十七条 公文进入文印程序后，校长办公室排版人员出校样后通知拟稿人校对。办文部门应当及时派拟稿人校对，不得借口无人校对而造成文件延误。

校对要准确无误，校样与原稿保持一致，不得擅自修改原稿；如需修改，应当征得校长办公室同意。重大改动需经签发人同意。

第二十八条 公文印发后，发现错误需要更正重印的，办文部门应致函校长办公室，说明重印理由，经校长办公室同意后重印，必要时报经签发人同意。

第四章 收文办理

第二十九条 签收

收到纸质公文后，收件人应当在签收单上签名注时以示收到。

（一）清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。

（二）逐份清点所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后，要签名或盖收文章收件，签名要姓与名俱全，字迹工整、清晰，不得使用铅笔、红笔签名；注时要注明收到公文的年、月、日，急件还要注明时和分。

第三十条 登记

对收文的内容信息进行详细记录，公文收到应当及时登记，登记内容要准确齐全。公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度等。要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。

第三十一条 初审

对公文内容、格式等进行审核，决定是否接受办理。审核的重点包括：

（一）是否应当由本单位办理。

（二）是否符合行文规则。

（三）文种、格式是否符合要求。

（四）涉及其他单位、部门职权范围内的事项是否已经协商会签。

（五）是否符合公文起草的其他要求。

初审不符合规定的公文，要及时退回来文单位并说明理由，可以在退文时附退文单注明退文原因，或者将退文原因电话告知来文单位。

第三十二条 呈批

呈批流程为：拟办——呈报——批办。除特殊紧急情况外，各部门（单位）不得自行呈送校领导。向学校请示事项的签报一律不得同时报送多名校领导，应先送校长办公室转送相关领导在同一公文上作批示。

校内各部门单位向校领导或有关职能部门提交请示、报告或意见等，一律使用《郑州智能科技职业学院公文签发处理单》，并应严格按照《郑州智能科技职业学院公文签发处理单》格式模板拟稿。

（一）拟办

校长办公室负责人根据公文内容、要求和工作需要提出拟办意见，校办工作人员按拟办意见将文件分别呈报校领导批示或转有关职能部门研办。拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在《郑州智能科技学院收文处理单》的“拟办意见”栏内。

（二）呈报

属于学校职能部门职权范围内的具体问题，各单位应当直接签报职能部门处理并反馈。如需校领导签署意见，一般应先由职能部门签署意见后将签报送校长办公室签收登记，由校长办公室送校领导呈批。

重要文件，呈党委书记、校长阅；业务文件，按职责分工，呈分管校领导阅；具体事务性文件，批转有关部门阅办，如涉及两个及以上部门办理的，应指明主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

与学校关系不大的一般性来文，由校办编发来文目录，或摘报给相关校领导。校领导根据需要，可要求校办协调处理。范围不清的由校办主要负责人协调处理。

（三）批办

批办是单位领导人对收文如何办理作出批示意见。校领导阅示后的文件，依批示将公文（或公文复印件）发给承办部门办理。

学校领导给予明确批复意见的公文，由校办及时通知拟稿单位取回办理。如学校领导未予明确批复意见或意见有歧义的公文，校办将视实际情况确定原件是否退回拟稿单位，并将有关办文情况由校办及时通知拟稿单位。对需转送其他部门办理的公文，校办应及时将文件流向告知拟稿单位，以便拟稿单位追踪办理。承办部门领取文件时，须在校办收文登记簿上签名。

第三十三条 承办

（一）分办阅件。阅件应当合理确定分送范围并分送。以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则，根据公文内容、要求和工作需要确定范围。

（二）分办办件。办件应当提出拟办意见并报校长办公室负责人批示或者转有关部门办理。

1. 省委省政府或上级部门要求学校办理的文件、批示件， 由办公室提出初步意见，报学校领导阅批，批示后按批示转相应部门进行办理。

2. 省委省政府或上级部门印发的普发性红头文件、学校领导亲启件等机要文件由专人负责保管、传递、清收、销毁等工作。

3. 省委省政府或上级部门等单位来文，校长办公室根据文件内容提出分办意见后，转有关处室办理。如遇重大事项或需进一步明确落实部门的事项，提出初步分办意见后，上报学校领导审批。

4. 简报、参阅资料、信息材料等，按其内容分送相关部门参阅。重要文件送学校领导传阅。

5. 需要两个以上部门办理的公文，校长办公室在提出初步意见时，应当明确主办部门，协办部门要配合主办部门做好工作。紧急公文，应当明确办理时限。

（三）部门承办

1. 承办部门收到交办的公文后，应当及时按分办意见、学校领导批示要求办理，不得延误、推诿。同时，确保办公自动化系统内公文办理内容及流程的完整性。

2. 急件按要求时限办理。办理难度大或涉及几个部门的， 应当积极主动，尽早完成；确有困难的，应当及时予以说明。各单位对于上报和校办签转的公文要及时处理，一般不超过7个工作日，急件一般不超过3个工作日。

3. 省委省政府或上级部门向学校相关部门商洽工作事项的公文，属主管部门职责范围可以答复的事项，承办部门可直接答复。凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理。凡须以郑州智能科技职业学院或郑州智能科技职业学院办公室名义答复的事项，承办部门应当提出意见并代拟文稿，送学校领导审批。

4. 承办部门对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的公文，应当由本部门负责人及时签注意见后退校长办公室。

5. 承办部门对收文进行办理时，需转成签报或自由文，减少对外流转。

第三十三条 传阅

根据学校领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。

（一）传阅分类

1. 按顺序传批。即将一份文件按照特定顺序依次送多位阅批人阅批的传阅方式，分为正传和倒传。正传是指按阅批人顺序从前往后依次传阅，一般多用于阅知类公文。倒传是指按阅批人顺序从后往前依次传阅，一般多用于请示类公文。在正传或倒传的过程中，如遇特殊情况，可以采取回传方式，即将传阅中负责人的有关批示意见，按照一定顺序送已阅批过的部门负责人贯彻落实或再次批示。

2. 分传。即将公文同时分送所有相关负责人阅批，适用于有多位阅批人，且时限特别紧急的请示类公文或者内容较多、阅读耗时的阅知性公文。

（二）传阅应当随时掌握公文的传阅去向和进度，控制公文传阅周期，严格公文传阅范围，减轻部门负责人阅文负担，及时准确抄请部门负责人批示，确保传阅安全保密，适时将已传阅完毕的文件收回归档。

第三十四条 催办

校长办公室对上级单位领导同志批示学校办理的文件的承办情况进行督促办理。承办部门应当按照要求在规定时间内向办公室反馈公文的办理情况。

（一）区分情况适时催办。对于紧急公文或者重要公文，如发生重大事项、涉及社会稳定等重要问题需办理的限时公文，应当由专人负责催办，确保在规定时限内办理完毕；对于一般公文，应当定期催办，掌握公文办理的进度。

（二）注意加强协调配合。催办过程中，要及时向承办部门了解办理的具体情况特别是有无困难，做好相关的协调配合工作。

（三）及时记载催办情况。催办后要及时将办理进展情况、催办情况作详细记载，以备查询。

第三十五条 答复

办件办理完毕后，应当将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。答复方式可分为两类：

（一）书面答复

1. 制发答复公文。将经学校领导批准的答复以公文形式送来文单位。

2. 印送批件。将学校领导在办件上的批示复印或抄清后送来文单位和相关单位，常用于公文会签和联合发文。

（二）口头答复

1. 电话答复。将答复意见电话告知来文单位。

2. 面谈答复。有些请示事项较为复杂，可以当面答复来文单位，以利于来文单位详细了解答复单位对请示事项的具体意见和考虑。口头答复后，要注意详细记载答复情况以备查询。

第五章 公文管理

第三十六条 学校各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十七条 公文应及时立卷、归档。具体应按照《郑州智能科技职业学院档案保管制度》有关要求执行。

第三十八条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经单位负责人批准可以销毁。涉密公文应当按照有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须按照有关规定履行审批登记手续，由校长办公室统一到指定场所监销，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

涉密公文应当由学校保密办公室按照有关规定确定密级。需要变更或者解除密级的，应当由学校保密办履行相关程序。绝密级公文应当由专人管理。

未经发文单位或者其上级机关同意，不得转发涉密公文，不得变更密级、保密期限。

复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校保密委员会批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制公文应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称和日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等信息应当与公文一起严格按保密要求管理，解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用，召开会议传达的，不得进行新闻报道。

第三十九条 公文的撤销和废止，由发文单位或者其上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第四十条 校内机构合并时，全部公文应当随之合并管理；机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校档案馆。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十一条 新设立的校内机构应按照《郑州智能科技职业学院公文版头、机构简称及发文字号使用规范》要求，向学校办提出发文立户申请，经审查符合条件的，明确其发文字号。机构合并或者撤销时，发文字号相应进行调整。

第四十二条 校内信息系统发布或以电子邮件形式发送的公文，应当履行公文处理相关程序，并同印发的纸质公文具有同等效力。

第六章 附  则

第四十三条 本规定适用于校内各单位。

第四十四条 本规定由校长办公室负责解释。

第四十五条 本规定自发布之日起施行。

附件：1.《郑州智能科技职业学院收文处理单》

2.《郑州智能科技职业学院公文签发处理单》

3.《郑州智能科技职业学院发文登记表》

4.《郑州智能科技职业学院收文登记表》

附件1

郑州智能科技职业学院收文处理单

附件2

郑州智能科技职业学院公文签发处理单